Playbook: como ele vai ajudar a sua empresa a crescer?

Muito além da jornada de compra, a empresa precisa estar centrada em argumentos infalíveis baseados em dados reais para atingir seus objetivos. Para isso, a equipe conta com a ajuda de um documento indispensável: o playbook.

Aliás, essa ferramenta não se aplica somente ao setor comercial, sendo de grande relevância para a companhia como um todo. 

Nele, estão reunidas informações detalhadas sobre processos operacionais, de modo que toda a equipe esteja alinhada e possa executá-los com alto desempenho.

Nada mais justo que mostrar um exemplo, não é mesmo? 

A Olist, empresa especializada em vendas em marketplaces, por exemplo, elaborou um playbook de comunicação e gestão de times, onde reúne diretrizes práticas para que seus funcionários exerçam essa atividade com excelência.

Com tanta organização, as hipóteses de cometer algum deslize são bem menores!

Trata-se de um recurso que permite aos funcionários uma rápida consulta em caso de dúvidas ou ausência de um colaborador específico, assim como a transmissão de saberes a novos membros. É um material descritivo, que visa à comunicação interna de forma didática e centralizada.

Quer conhecer mais sobre essa ferramenta poderosa? Continue a leitura!

As vantagens do playbook para as empresas

Organizar informações sempre é algo positivo para a gestão, concorda? Podemos dizer que o playbook é o maior aliado nesse quesito! Pois bem, há uma série de vantagens em elaborar e aplicar essa espécie de manual na empresa. Veja quais são os benefícios:

• Estabelece rotinas;
• Aumenta a produtividade;
• Padroniza processos e técnicas;
• Evita erros;
• Define metas com clareza;
• Direciona a equipe;
• Torna a gestão mais estratégica;
• Identifica problemas.

O que considerar na hora de elaborar um playbook?

Agora que nós, da Unblur, já te apresentamos o que é playbook e quais as suas vantagens, vamos mostrar os pontos principais a serem considerados ao preparar o documento.

1. Defina o formato

Fazer um documento descritivo e detalhado pode ser complexo, mas é necessário que esse guia seja acessível e de fácil compreensão.

Portanto, elabore uma apresentação em formato de Powerpoint ou PDF, estilos com os quais seus colaboradores estão certamente familiarizados. Utilize imagens explicativas, tabelas, gráficos e esquemas como fluxogramas.

Cuide da fonte e da extensão dos textos, pois a leitura deve ser fácil e adaptável à tela e ao papel.

2. Apresente a empresa

O conteúdo deve conter informações sobre o negócio, tais como valores, missão e visão do empreendimento. Assim, o colaborador pode trabalhar em sintonia com os propósitos da companhia e com maior engajamento.

Outro tipo de material que tem tudo a ver com esse aspecto é o Culture Book, você já ouviu falar?

3. Descreva setores e processos

A etapa mais importante do livro é o mapeamento de processos. Deve ser feito com extrema atenção, pois é o que vai definir como seu funcionário executará uma tarefa ao consultar o recurso.

E, considerando o funcionamento da empresa como uma engrenagem, não se pode deixar de lado a relação entre os departamentos. É preciso deixar evidente como o trabalho de um setor afeta o outro.

Em quais áreas o playbook pode ser aplicado?

É fato que esse documento é utilizado majoritariamente no setor de vendas, como comentamos no início do artigo. A boa notícia é que não há restrição alguma quanto a sua aplicação na organização geral.

Inclusive, a ferramenta pode ser adotada por grandes empresas, multinacionais, startups, microempresas, enfim, qualquer tipo de empreendimento. Vale lembrar que as scale ups se beneficiam bastante desse instrumento que possibilita a alta performance.

O que não pode faltar em um playbook?

Já citamos alguns elementos que devem compor esse guia estratégico, além deles, há itens indispensáveis no documento.

É o caso da análise dos indicadores, com métricas e relatórios para que o desempenho seja observado e aprimorado, se necessário. Outro ponto que não pode faltar é a atualização das informações, afinal, mudanças significativas precisam constar no livro.

Por que o Playbook vai ajudar a sua empresa a crescer?

Pense em uma rede de franquias, por exemplo. Bom, você já deve ter percebido que há um padrão a ser seguido, não é mesmo? Esse aspecto faz com que a empresa seja facilmente identificada, além de transmitir credibilidade ao cliente.

A uniformização dos processos corporativos engloba não só a execução de tarefas, mas também como a empresa se apresenta verbal e visualmente.

Com isso, é possível manter uma mesma conduta em todos os departamentos e assegurar que a experiência do consumidor seja a mesma, não importa como, onde e com quem seja estabelecido o contato.

Além do mais, agilidade no atendimento é uma das coisas que os clientes mais esperam de uma empresa, sobretudo em tempos de transformação digital e imediatez. E, quando a resposta demora a chegar, é grande o risco de fechar negócio com outra companhia.

Gerenciar bem o tempo torna-se fundamental nesse contexto e, como era de se esperar, um documento que agrupa descrições detalhadas é crucial! 

Sem dúvidas, seus colaboradores poderão ser mais ágeis com o playbook em mãos, e o consumidor sairá satisfeito com o atendimento.

O mesmo vale para os processos internos, uma vez que o funcionário não perde tempo buscando informações que estão logo ali, ao seu alcance.

Ganha na sua estratégia de negócio

Tudo gira em torno de estratégia! Veja bem, os processos bem organizados contribuem para economizar tempo, isso já sabemos, mas também colaboram na redução de gastos. Afinal, não há liderança no mundo que goste de ter gastos desnecessários.

Se todos os procedimentos operacionais podem ser compreensíveis com certa facilidade, as equipes não correm o risco de ter retrabalho. Já pensou nisso? 

Inclusive, a ferramenta pode auxiliar na boa performance dos funcionários, gerando a satisfação do consumidor e diminuindo a taxa de rejeição.

Todos esses aspectos contribuem para o crescimento da empresa!

Como fazer para mantê-lo sempre atualizado?

Não tem segredo: o livro deve ser atualizado à medida que transformações acontecem na companhia. Estratégias mudam quando surge um novo produto ou serviço e isso deve constar no material. 

Também deve ser modificado quando, após reuniões, análises e treinamentos, sejam identificados problemas ou pontos de melhoria na versão atual.

Definitivamente, o recurso jamais será imutável, até porque o negócio tende a crescer e passar por mudanças expressivas, mas é preciso manter o equilíbrio.

Por um lado, a baixa frequência de atualizações pode deixar o conteúdo obsoleto, ultrapassado. Por outro, renovar o material várias vezes num curto período traz o risco de deixar o time totalmente confuso.

E as atualizações devem ser comunicadas aos funcionários assim que entrarem em vigor!

Nunca é tarde para “organizar a casa”, ou melhor, centralizar todas as informações relevantes e orientações para obter equipes de alto desempenho trabalhando em seu negócio.

Por isso, que tal incentivar a sua equipe a elaborar o playbook? A Unblur pode ajudar você!

Se você ainda está na dúvida sobre implementar esse recurso na sua empresa, confira nosso conteúdo sobre Empresas Escaláveis: o que é playbook e para que serve?