4 Estratégias para uma Gestão de Tempo efetiva

Você sabia que 32% dos brasileiros economicamente ativos sofrem com a síndrome do esgotamento profissional? Isso significa um universo de 33 milhões de pessoas. Para se ter uma ideia: em um ranking de oito países, superamos os chineses e americanos e somente ficamos atrás dos japoneses, com 70% da população impactada pela enfermidade. Essas informações foram levantadas por um estudo da International Stress Management Association (Isma-BR). 

Ficar sobrecarregado pode ser estressante e trazer problemas também para a vida pessoal. Além disso, faz com que tanto líderes quanto colaboradores percam a sua produtividade. A boa notícia é que existem estratégias para que se possa ter uma gestão de tempo mais efetiva. Siga a leitura e saiba mais!

O que é Gestão de Tempo?

A gestão de tempo pode ser definida como um conjunto de técnicas que objetivam melhorar a forma como desenvolvemos as nossas tarefas do dia a dia. Para isso, é importante estimar previamente o tempo necessário para executar bem as tarefas pretendidas – além de realizar a priorização das tarefas que precisam ser feitas primeiro. Dessa forma, a eficiência e a produtividade são mantidas.

Ou seja, para fazer uma boa gestão de tempo, é fundamental que se adotem práticas que ajudem a cumprir prazos e gerir todas as atividades do dia a dia, mantendo a qualidade e eficiência. 

Qual é a importância da gestão do tempo?

Muito se fala em gestão de tempo para o trabalho e realmente ela é muito relevante nesse espectro, principalmente, para líderes. No entanto, as estratégias, a seguir, servem para que as pessoas vivam melhor como um todo, não apenas no âmbito profissional, mas também no pessoal.

Somos seres humanos e é um mito pensar que a vida pessoal e profissional não se misturam. Quem está com algum problema na família ou com qualquer outra pendência de cunho particular, dificilmente vai ter uma boa concentração e produtividade no trabalho. Não é mesmo? O mesmo pode acontecer do outro lado! Quem está passando por uma situação de estresse no trabalho levará isso para casa e pode acabar descontando em seus familiares, por exemplo.

A gestão de tempo ganha relevância por fazer com que as atividades sejam melhor organizadas. Assim, se alcança um equilíbrio em sua gestão e também nas relações pessoais.

Como fazer uma boa gestão de tempo?

Agora que você viu um pouco mais sobre a relevância da gestão de tempo, é chegado o momento de conhecer as estratégias para colocar isso em prática.

Veja, a seguir, 4 boas práticas para fazer uma gestão de tempo eficiente!

1. Faça um bom planejamento da sua rotina

Sem sombra de dúvida, o planejamento da rotina é o principal pilar para que você tenha uma boa gestão de tempo.

Por isso, é importante que todas as semanas você faça uma lista com as principais tarefas da semana seguinte, colocando os prazos para que elas sejam cumpridas.

Ao final de cada dia, analise a lista e reorganize, de acordo com as urgências ou situações que ocorrerem; a adaptabilidade às mudanças que podem ocorrer é uma soft skill valiosa!

Utilize a tecnologia ao seu favor

A tecnologia pode ser uma aliada nesse momento. Existem vários aplicativos de gestão de tarefas, que permitem a visualização em lista ou em calendário, prioridade e prazo da tarefa. Para citar algumas:

• Trello
• Asana
• Any.Do
• ClickUp
• TodoIst

2. Sempre trabalhe com metas palpáveis

As metas são fundamentais para que se possa ter motivação para trabalhar. Elas ajudam você a ter foco e, quando são alcançadas, trazem a sensação de dever cumprido.

Para isso, pense:  

• O que precisa ser atingido?
• Até quando?
• Quais são as etapas necessárias para se atingir esse objetivo?
• Quais recursos internos e externos serão necessários para cumprir essa meta? Com quem você precisará contar?

É importante que você sempre trabalhe com metas numéricas e possíveis. Não coloque como objetivo fazer algo humanamente impossível, caso contrário você poderá apenas se frustrar e a gestão do tempo vai por água abaixo.

Outra dica é partir de uma meta de longo prazo – ou uma com muitas etapas –  em metas menores. Isso tornará mais fácil visualizar o caminho que será necessário percorrer para atingir tal objetivo, além de organizar a gestão do tempo para entrega de cada micro etapa. 

Como benefício secundário de se adotar micro-metas, temos ainda a maior facilidade de se adaptar às mudanças e corrigir a rota do seu planejamento, caso necessário.

Na metodologia OKR, por exemplo, muitas empresas adotam metas trimestrais para que, assim, seja alcançada uma meta anual. 

3. Defina prazos para todas as suas atividades

“Não deixe para amanhã o que pode ser feito hoje”. Esse ditado popular tem muita sabedoria e pode servir como um mantra para quem está organizando a gestão do tempo.

Você precisa definir prazos para as suas tarefas e sempre cumpri-los. Ficar adiando as coisas fará com que se forme uma verdadeira bola de neve.

Com tudo acumulado, a tendência é que você perca o foco, atrase as atividades e sofra com as consequências que isso gera.

Aprenda a priorizar tarefas:

Uma boa dica para a boa priorização das tarefas é a Matriz de Eisenhower. Composta por quatro quadrantes, a matriz te auxilia a entender se uma tarefa é:

1. “Do First” – Prioritária e deve ser feita o mais rápido possível, 
2. “Schedule” – Pode ser agendada para posteriormente, 
3. “Delegate” Pode ser delegado para alguma outra pessoa
4. “Eliminate” Não tem prioridade e pode ser excluída da sua lista de tarefas 

Para isso, a Matriz avalia a urgência da tarefa versus sua real importância. 

4. Aprenda a delegar tarefas

Segundo o artigo “Research: Delegating More Can Increase Your Earnings”, divulgado na revista Harvard Business Review pelo professor de Administração da Universidade Northwestern, em Illinois (EUA), Thomas N. Hubbard, o caminho número um para se tornar um profissional mais produtivo é direcionar e delegar tarefas que não precisam necessariamente serem realizadas por você.

Às vezes, a gente pensa que para que algo saia perfeito, precisa ser feito por nós mesmos, não é verdade. Porém, nem sempre é assim! Você pode delegar e, depois,  apenas conferir se a tarefa que você pediu foi realmente realizada com eficiência. Nesse sentido, tanto líderes como colaboradores se tornam responsáveis pela tarefa em questão. 

O mesmo vale para o ambiente doméstico. Será que o seu filho adolescente não pode ajudar mais em casa e ficar responsável por fazer as compras da casa no supermercado? São questões como essa que devem ser pensadas.

Ao colocar em prática essas estratégias, adotar a gestão de tempo será algo muito mais prático para você. Por isso, não deixe de pensar em tudo o que você leu e pratique essas ações.

Continue por aqui! Leia agora o nosso  artigo com 5 dicas indispensáveis para liderança no pós-pandemia.