Manual organizacional: 4 dicas importantes para criar um guia que engaje os colaboradores

Quanto tempo leva para que um novo colaborador entenda toda a dinâmica da empresa? Semanas? Meses? Poderíamos dizer que a fase de adaptação é extensa, mas, com um manual organizacional em mãos, é possível acelerar o processo.

A questão é que nem sempre os funcionários se interessam pela leitura, deduzindo que o material pode ser entediante e sem valor algum, na prática – o que é um grande equívoco! 

Quanto a isso, Jurgen Appelo afirma em seu livro Managing for Happiness: Games, Tools, and Practices to Motivate Any Team que o guia pode auxiliar na descoberta do que há de melhor em uma organização.

Então, para que seu time não caia no tédio com um material pouco atraente, veja as dicas que separamos para engajar os colaboradores!

O que é um Manual Organizacional?

Semelhante ao playbook, o manual organizacional é um instrumento de gestão, um documento que reúne informações sobre os valores culturais da companhia.

Desse modo, o colaborador que ingressa na empresa tem acesso ao contexto organizacional e pode compreender em pouco tempo as práticas adotadas naquele novo ambiente.

É crucial que o funcionário tenha contato com o guia desde o momento das boas-vindas para que se adeque rapidamente à cultura.

Qual a diferença entre Manual organizacional e Playbook?

Enquanto o playbook serve como orientação para processos técnicos e estratégicos, o livro da organização foca em especificar valores e missão da companhia. Isso permite que o profissional esteja alinhado não só com os objetivos corporativos, mas também com a essência do negócio.

Por que implementar um Manual Organizacional na sua empresa?

Ao contrário do que se pensa no senso comum, o manual organizacional não precisa ser burocrático e inflexível. Uma das razões para implementá-lo é justamente a ideia de favorecer a adaptação dos funcionários com a cultura da empresa, algo que provavelmente mudará à medida que o negócio evolui.

A criação do guia é fundamental, inclusive, no ato de crescimento da organização. Afinal, a rápida expansão do empreendimento, como é o caso das empresas escaláveis, pode acarretar uma perda de direção por parte não só das equipes, mas também da liderança.

Imagine se, em um determinado momento, os colaboradores não reconheçam mais os hábitos e normas adotados no ambiente de trabalho?!

Logo, fica evidente que os materiais descritivos sobre cultura e processos são indispensáveis para manter o fluxo na empresa. Além do mais, os guias podem ser consultados a qualquer momento e alterados quando necessário for.

Mais que isso, o livro ainda contribui para definir qual é a linguagem e o estilo da marca e padronizar os atendimentos.

4 dicas importantes para implementar um Manual Organizacional que engaje os colaboradores

Como foi comentado no início do artigo, existe a possibilidade de seus funcionários não se interessarem pela leitura completa do documento. Por isso, ele precisa conter elementos que estimulem o desejo de leitura e deve ser construído pensando nessa finalidade.

Um dos materiais exemplares que podemos sugerir fortemente  é o manual da Valve, uma grande empresa de jogos, que usa ilustrações e histórias para apresentar sua cultura.  A Netflix também organizou seus traços culturais em uma apresentação para sua equipe, além de disponibilizar os pontos principais na web.

Bom, após essas belas inspirações, queremos pontuar os aspectos mais relevantes ao elaborar o manual organizacional eficaz. Segue a lista:

1- Utilize linguagem acessível na construção do manual 

Esqueça a linguagem rebuscada, pois ela pode dificultar a leitura e desmotivar seu colaborador. Já que a ideia é engajar os funcionários, opte por uma linguagem mais acessível, com palavras e expressões de fácil compreensão.

Textos curtos e objetivos são mais escaneáveis, assim como itens em tópicos. A parte escrita pode ser combinada com imagens que tenham relação com o que é dito, mas tudo precisa estar equilibrado, sem exageros.

2- Destaque pontos importantes para a corporação

Cada aspecto cultural da companhia deve constar no livro, sem dúvidas. Acontece que alguns merecem mais destaque para reforçar a ideia.

Quais são eles? Política de assédio, cultura de feedback, relacionamento com o time, preocupação com a saúde dos funcionários e outros fatores de extrema relevância.

3- Escolha o formato ideal do documento

Uma coisa é fato: dificilmente as pessoas vão ter vontade de ler um guia enorme, com texto corrido, grandes parágrafos e sem ênfase em nenhuma parte. É por isso que a escolha do formato deve ser feita visando a satisfação do leitor.

O livro pode estar em modo de apresentação PowerPoint, PDF ou até mesmo e-book, desde que sejam considerados os elementos que citamos na dica 1. Também é possível deixar uma versão impressa disponível para consulta na recepção ou local de acervo de documentos da empresa.

4- Conte com a percepção dos próprios colaboradores

Sim, é importante deixar que os próprios colaboradores mostrem sua visão da corporação. Essas informações podem ser valiosas para elaborar o livro sobre a cultura organizacional desde a perspectiva de quem vivencia diariamente.

Você pode sugerir entrevistas com os times e compilar as ideias principais.

A importância de um manual organizacional que cative os profissionais

Com essas dicas, é possível criar um manual organizacional que vá cativar os profissionais, sem cair em ideias burocráticas e engessadas.

Se você quer ter clareza do quanto a Cultura de sua empresa é presente, clara e fortalecida para manter a identidade e preservar seus valores, entre em contato com a Unblur! Aproveite o assunto para entender também como o playbook vai ajudar sua empresa a crescer!