Empresas Escaláveis: o que é o Playbook e para que serve?

Empresas escaláveis têm processos bem definidos e estruturados. Isso não quer dizer, no entanto, que elas sejam burocráticas. Se você entender o que é playbook, logo perceberá que manter a comunicação organizada sem burocracia é possível.

A partir desse documento, o conhecimento de sua empresa ficará centralizado e será facilmente encontrado por todos os stakeholders. Isso faz com que a organização possa crescer mais rapidamente e, além disso, que os funcionários dediquem tempo exclusivo para as atividades que realmente são estratégicas para a empresa.  

Apesar da relevância do tema, poucos empreendedores entendem, de fato, o que é playbook. Continue a ler este artigo e aprenda um pouco mais sobre esta estratégia.

Afinal, o que é Playbook e para que ele serve?

No livro “O poder do equity”, o autor João Kepler define o playbook como um documento que padroniza os processos de diversas áreas da empresa, contendo, inclusive, um passo a passo para os procedimentos. 

Basicamente, o playbook é uma junção do fluxograma de um processo, com todas as etapas detalhadas. Além disso, a linguagem  precisa ser bastante didática, para que todos possam compreender sobre o tema ao fazer a leitura do livro.

Exemplos de Playbook na Prática 

Um bom exemplo de playbook é o da Olist, empresa que faz a ponte entre lojistas e consumidores no universo on-line. Neste documento, a Olist reúne um conjunto de diretrizes práticas para apoiar e orientar os colaboradores na comunicação e gestão de equipe. Entre as orientações, o playbook aborda qual a melhor forma das equipes se comunicarem, principais ferramentas utilizadas na empresa e como usar cada uma, como contratar colaboradores de acordo com o fit cultural da empresa, entre outras orientações. 

O Playbook pode ser usado para diferentes áreas de vendas. A Myk Pono, empresa especializada em consultoria de marketing e crescimento de produtos, disponibiliza materiais específicos e ricos sobre Playbook de Marketing em seu site. 

Quem deve ser o responsável pela sua criação?

No que se refere à construção do playbook, a responsabilidade quase sempre é do gerente de cada departamento. Porém, nada impede que outros colaboradores auxiliem na criação.

O setor de vendas, por exemplo, pode criar um playbook que traga o passo a passo sobre como fazer uma abordagem aos leads gerados, com um script de contato comercial. 

Esse documento pode ser desenvolvido pelo gestor comercial, que pode pedir ajuda aos vendedores para montar um material fidedigno à realidade.

Quais são os benefícios de criar um Playbook?

Quando uma empresa aposta na criação de playbooks, percebe várias vantagens. Veja, na sequência, algumas das principais:

1. Padronização dos processos e Gestão de conhecimento

Com a adoção do playbook, a empresa terá os seus processos padronizados. Afinal, mesmo que um colaborador seja novato, ele terá um passo a passo para se basear e realizar o seu trabalho.

A padronização de processos é algo buscado pelas empresas escaláveis e a criação de um playbook contribui muito para isso, uma vez que tudo ficará registrado. Se a sua empresa tem filiais em outras cidades e estados, por exemplo, o padrão de atendimento prestado pelos colaboradores poderá ser o mesmo em qualquer ambiente.

É importante ressaltar que os playbooks são documentos vivos que devem ser periodicamente revistos para incluir novas visões necessárias para acompanhar a dinâmica do mercado e não engessar o espaço da inovação nas organizações.

2. Alinhamento das rotinas

Outro benefício proporcionado pelo playbook é o alinhamento das rotinas. Todas as atividades da empresa serão descritas, o que tornará a comunicação muito mais centralizada.

Isso melhora a experiência do cliente e evita situações desagradáveis, como quando alguém entra em contato com a empresa e não consegue ter as suas demandas atendidas.

3. Otimização do tempo de resposta

O gerenciamento do tempo é essencial para qualquer negócio, especialmente empresas escaláveis. Nos dias de hoje, em que tudo ocorre de maneira muito dinâmica, você não pode deixar um cliente muito tempo esperando, por exemplo.

O playbook organiza as atividades e possibilita que elas sejam realizadas mais rapidamente. Logo, ao entrar em contato por um dos diversos canais da empresa, o cliente será rapidamente atendido, por exemplo. O mesmo acontece em todas as demais operações.

4. Redução de Custos Operacionais

É praticamente impossível encontrarmos um gestor que não pense em otimizar os seus custos operacionais. Com o playbook, isso é possível!

A adoção da padronização está diretamente relacionada com a redução de gastos. Afinal, os processos terão menos retrabalho e serão realizados de forma ágil. Logo, a empresa se tornará mais escalável.

Em quais áreas o Playbook pode ser aplicado?

Apesar de ter sido inicialmente desenvolvido para empresas de alta performance, o playbook pode ser aplicado em qualquer negócio. Desde microempresas até uma grande multinacional, todo tipo de companhia ficará mais organizada se desenvolver esses documentos.

Para as empresas escaláveis, o playbook é bem importante, sobretudo para as áreas que trabalham diretamente com os clientes, como é o caso do setor de vendas e de Customer Success.

Vale a pena aprofundar-se no tema e compreender o que é playbook. “Aplique o poder do playbook em sua empresa!” Você poderá desenvolver essa metodologia e obter inúmeros ganhos no seu negócio.
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