Comunicação Eficaz corporativa: o que é e por que priorizar?

Você consegue garantir que a sua empresa tem uma comunicação eficaz com os colaboradores, parceiros e clientes? Já parou para pensar que falhas nesse processo podem custar caro para o desempenho do negócio?

Um estudo feito com mais de 400 executivos norte-americanos pela revista britânica The Economist, apontou que 44% das pessoas admitiram que a falta de uma boa comunicação já atrasou ou gerou grandes problemas em projetos.

A pesquisa intitulada Communication barriers in the modern workplace apresentou, ainda, que o mesmo problema levou à redução nas vendas. Além disso, 78% dos entrevistados afirmam que as reuniões teriam impactos mais positivos em suas rotinas se tivessem objetivos mais claros!

Os dados são muitos, mas a conclusão inquestionável é uma: a comunicação eficaz nas empresas é um diferencial para seu sucesso. Vamos falar mais sobre o assunto?

O que é comunicação eficaz?

O chamado “pai da administração moderna”, Peter Drucker, afirma que 60% dos problemas nas corporações são causados por falhas na comunicação. Assustador esse percentual, não?!

As consequências disso são retrabalho, desmotivação de equipes, conflitos, erros das mais diversas naturezas — e tudo isso desnecessariamente. Aliás, se você está passando por esses problemas, vale conferir nosso artigo sobre liderança situacional.

Mas, o que é, de fato, uma comunicação eficaz? Vamos adentrar rapidamente em alguns conceitos de Linguagem!

Entendendo o processo da comunicação eficaz

Sabemos que o emissor é o responsável por transmitir uma informação e o receptor é quem a recebe e interpreta.

Para que o entendimento entre os dois aconteça, ambos devem fazer o uso da mesma linguagem, ou seja, dos códigos utilizados para transmitir informações. Tudo isso para, por fim, transmitir uma mensagem, um conjunto de dados.

A comunicação eficaz, por fim, é o exercício que o emissor faz de transmitir uma mensagem assertivamente a um receptor.

Por assertivo, queremos dizer que o receptor deve compreender suas informações e sentido o mais próximo do original possível, mas isso não acontece de modo simples.

Entre esses dois agentes há diversas coisas que os distanciam como culturas diferentes, um canal, que pode ser falho, e até mesmo como essa mensagem é expressa, que pode moldar completamente o seu sentido.

Veja o caso do uso de uma vírgula, como o uso correto faz diferença no entendimento do sentido de uma frase.

• “Ana, a dona da empresa morreu.”
• “Ana, a dona da empresa, morreu.”

Percebe a diferença? Ou esse outro exemplo, de entendimento de um termo em inglês.

• Pessoa A: “Por favor, poderia confirmar o Dress Code para a premiação?”
• Pessoa B: “Está confirmada a presença do Sr. Dress Code no evento.”

Apesar de engraçado, esse último exemplo aconteceu de verdade.

A falta de uma boa comunicação, por outro lado, vai além do entendimento gramatical e de um idioma. 

Ela chega em forma de processos tortos, briefings incompletos, e-mails mal produzidos e centenas de outras formas de repasses ineficientes, simplesmente porque as pessoas não têm o mesmo entendimento das coisas ou não tomam o cuidado necessário na execução de suas tarefas.

No mínimo, situações assim podem render boas risadas, mas elas também podem causar péssima impressão no receptor, mudando até mesmo a imagem que se tem de uma empresa.

E é com essa ideia que entramos no próximo tópico.

O que é fundamental para uma comunicação eficaz

Comecemos com o básico!

Nivelamento de informações e estruturação de processos

Isso é essencial. 

É muito comum que uma mesma mensagem chegue de diferentes formas para várias pessoas, ou que cada um tenha uma ideia diferente sobre uma mesma ordem de serviço, por exemplo. Da mesma forma, processos mal estruturados criam um nó em cadeias produtivas.

O segredo aqui é “voltar duas casas” e criar uma estratégia para orientar a gestão de equipes e os colaboradores. Nesse sentido, a criação de um playbook também pode ajudar!

Canal de comunicação

Seu time precisa saber por onde se comunicar no ambiente de trabalho, portanto, é muito importante determinar um canal principal.

Além disso, estipular uma ferramenta evita que os funcionários não desperdicem seu tempo com ferramentas extras como WhatsApp e Facebook em horário de trabalho. Isso ajuda a melhorar a produtividade do seu time, principalmente em home office.

Escuta e aprimoramento

Por fim, escute. A comunicação eficaz é, antes de tudo, um exercício de troca que leva à busca por aprimoramentos constantes.

Assim, tente entender o que funciona para os seus colaboradores, com que formatos de reunião eles se adaptam melhor e se seus clientes preferem uma reunião presencial, por exemplo.

3 consequências positivas da prática

Veja os impactos positivos:

1. Maior assertividade

Quanto melhor for a troca de informações, mais assertivos serão os planos de trabalho, briefings, e-mails, reuniões e tudo mais.

Isso porque na comunicação eficaz preza-se o máximo possível por informações:

• Claras e bem detalhadas — dentro do que for necessário;
• Bem estruturadas;
• Com a linguagem e tom de voz certos;
• Que sejam transmitidas nos melhores canais.

Percebe que tudo isso envolve uma estratégia?

Assim, a possibilidade de retrabalho, ligações para tirar dúvidas ou aquela paradinha no meio do expediente para “alinhar as entregas” acaba diminuindo.

2. Melhor qualidade nos trabalhos

Da mesma forma que os processos são mais assertivos, as entregas têm melhor qualidade, pois na comunicação eficaz é indispensável fornecer todas as informações para que os colaboradores desenvolvam suas atividades.

Quanto mais informações úteis e menos dúvidas tiver, mais segurança para desempenhar um trabalho de qualidade o funcionário terá.

3. Solidifica sua autoridade no mercado

Imagine que você tem e-commerce, seja um consultor ou mesmo tenha um ponto de venda no centro da cidade.

Suponha também que esteja em época de promoções e você fez um bom investimento no marketing para divulgar os produtos e serviços. Porém, por algum motivo, nessa campanha não foram mencionados o prazo e as condições para os descontos.

Imagine, agora, quantos clientes ficarão insatisfeitos ao ir até a sua loja para comprar um produto que não está mais na promoção.

A mesma insatisfação pode ser sentida ao encher o carrinho no e-commerce e no ato de fechar a venda não conseguir aplicar o cupom de desconto, pois alguns produtos não estão nas condições da oferta.

Todos esses exemplos geram estresse no consumidor, mesmo sentimento estimulado por um contrato recebido com cláusulas contraditórias ou propostas comerciais diferentes do que foi acordado numa reunião.

No sentido oposto a todos esses exemplos ruins, quando uma empresa se preocupa com uma boa comunicação, e realmente se esforça para ela acontecer, torna a experiência de seus clientes e funcionários melhor, transmite segurança e reforça uma imagem positiva.

E, então, você achou essa leitura útil? Você também irá se interessar pelo manual organizacional, essa ferramenta é extremamente importante na comunicação eficaz!